Veliko praktičnih orodij je mogoče zaslediti pri dvigovanju in ohranjanju energije skozi delovni dan. Pri vsem pa se nam zastavljajo vprašanja: Katera orodja so najboljša, ko govorimo o energijskem managmentu? Ali uporaba orodij kot je Outlook ali to-do listov poveča ali zmanjša stres na delovnem mestu? Ali obstaja popolna kombinacija orodij in če, da katera je to?
Na podlagi izkušenih raziskovalcev in avtorjev, ki delujejo na področju energije in upravljanja s časom, priporočamo 3 prakse, ki dajejo dobre rezultate:
- Načrtovanje glede na rezultat dejavnosti
Pomembno je, da svoje dejavnosti načrtujemo glede rezultate, ki jih bodo prinesle s seboj. Takšno delo je veliko bolj učinkovito in energijsko varčno kot, če dejavnosti opravljamo naključno. Dejavnosti, ki jih moramo opraviti tekom dneva tako zapišemo v obliki seznama, nato pa jim pripišemo pomembnost ter oblikujemo nov seznam, kjer na vrh uvrstimo najpomembnejše aktivnosti, ki bodo prinesle najboljše rezultate, ter na dno tiste, ki ne bodo odražale velikih sprememb. Uspešni zaposleni so sposobni najprej opraviti pomembne stvari in si zagotoviti čas za njihovo opravljanje na dnevni ravni. Tudi na dolgi rok je veliko bolj učinkovito, če naredimo nekaj velikih opravkov kot pa veliko malih, ki nas ne pomaknejo proti glavnemu cilju. Velik problem pa lahko predstavljajo tako imenovani distraktorji (Npr. maili, nenapovedani sestanki, telefonski klici ipd.). Ti ljudi odvrnejo od njihovega početja, jih zmotijo ter posledično zaposleni porabijo več časa, da se ponovno osredotočijo na glavno nalogo. Eden glavnih motilcev so maili. Vsakokrat, ko dobimo opozorilo, da imamo neprebrano sporočilo, se v nas sproži radovednost ali pa težnja po nujnem odgovarjanju na prejeto sporočilo. Vsako pregledovanje in odgovarjanje na mail naj bi v povprečju zahtevalo 7 minut koncentracije. Tako porabite skoraj 1 uro, če mail preverjate 8x dnevno. Dejavnost, ki je dobrodošla v tem primeru je, da si načrtujete pregled mailov ob točno določeni uri (npr. ob 10h in 14h).
- Osredotočenost na dolgoročne cilje
Za učinkovito upravljanje z energijo je pomembna tudi osredotočenost, poznavanje in reflektiranje dolgoročnih ciljev. Pri tem pa se lahko pojavi problem. Ljudje so namreč motivirani, če so uspešni. Uspeh tako zahtevajo takoj oziroma v zelo kratkem časovnem obdobju. V kratkem obdobju pa je mogoče opraviti majhne, delne cilje. Vseeno pa zaposleni velikokrat tudi za takšna opravila zahtevajo nagrado. Problem se lahko pojavi, če so nagrajeni za vsak majhen korak, kajti s časoma majhne nagrade niso več stimulativne, ampak se pričakuje vedno več. V nasprotnem primeru pa lahko beležimo upad produktivne energije. V takšnih primerih je dobro, da organizacija razvije način, kako bo merila narejen napredek proti dolgoročnim ciljem, ter zagotovi povratno informacijo delavcu na dnevni ravni. Nagrada pa je pridobljena na koncu poti. Tako bodo zaposleni ostali motivirani in sledili vrednotam ter ciljem podjetja. Kajti če bodo opravljali povprečna dela, ki ne sledijo večjim, dolgoročnim ciljem, lahko pričakujemo tudi povprečne rezultate.
- Telesna pripravljenost
Pri povečanju produktivne energije lahko računamo tudi na pomoč telesne aktivnosti. Pomembno je, da zaposlene spodbujamo k ukvarjanju s športom. Raziskave kažejo, da je šport aktivnost, ki pozitivno vpliva na čim hitrejše ”okrevanje” po napornem delu. Prav tako se s pogosto telesno aktivnostjo povezuje boljše zdravje, višje blagostanje, več pozitivnih čustev ter lažje prenašanje stresa. Raziskovalci ocenjujejo, da naj bi za telesno aktivnost porabili vsaj 10% delovnega časa. Torej, če delamo 40 ur na teden, je priporočljivo, da smo v enem tednu športno aktivni vsaj 4 ure. Poleg pozitivnih stranskih učinkov telovadbe lahko delodajalec zaposlenim ponudi tudi predlog, da naj se do službe sprehodijo ali odpravijo s kolesom, če je to mogoče. Prav tako je pomembno, da jih ozaveščamo, da je dobro, da izberejo aktivnost, v kateri uživajo, kajti le tako bodo lahko v njej vztrajali dlje časa. Poleg individualnih aktivnost pa delodajalec lahko zaposlenim ponudi tudi skupinske oblike telesne aktivnosti, kjer poleg same fizične pripravljenosti krepi tudi medsebojne odnose ter povečuje zavedanje, delovanje v smeri skupnega cilja zaposlenih. Glavni prednost tega pa je, da se to z lahko prezrcali iz telovadnice tudi na delovno mesto.
Vir:
- Schippers, M.C. in Hogenes, R. (2011). Energy Management of People in Organizations: A Review and Research Agenda. Journal of Business Psychology, 26, 193-203.
Bi tudi vi radi preverili kakšno je stanje energije v vašem podjetju? Bi radi preverili vire energije, ki vlada v vašem podjetju? Sedaj imate odlično priložnost. Vključite se v Nacionalno merjenje organizacijske energije. Kako? Preverite tukaj.
Prav tako se lahko naročite na prejemanje novic, ki se nanašajo na projekt in tematiko organizacijske energije. V spodnji okvir samo vnesite vaš email naslov.