Piše: Danijela Brečko

Skupna lastnost uspešnih ljudi, ne glede na področje s katerim se ukvarjajo je,  da izjemno dobro načrtujejo, kako bodo porabili svojo energijo. Ne čas, ne denar, najpomembnejši vir v VUCA svetu je vaša osebna energija.  Ne glede na to, kaj naredite, čas teče progresivno. Energijo pa lahko nadzirate, upravljate in obnavljate. Z boljšim upravljanjem osebne energije, boste  postali bolj učinkoviti, boljše boste reševali probleme in nudili več zadovoljstva ljudem okrog sebe.

Se  vam kdaj zgodi  da… 

…se radovedni in motivirani udeležite sestanka, toda v zadnjem delu se težko osredotočate?

…hitite skozi odlično načrtovan 8-urni delovnik, toda okrog poldneva postanete razdražljivi, vzkipljivi in nepotrpežljivi – delo vam ne gre več od rok?

…vas računalnik opomni na to, da imate čez eno uro pomembno predavanje za vaše dobavitelje, toda ste že tako utrujeni, da bi šli najraje domov?

Vsi zgornji pojavi so odraz pomanjkanja osebne energije, ki  pa jo vsi  nujno potrebujemo za življenje in delo ter vse aktivnosti, ki si jih lotevamo.

Živimo v izjemno kompleksnem svetu, ki postavlja pred nas številne nove preizkušnje in izzive in od nas zahteva veliko energije.  Sicer smo že razvili nekaj orodij za boljšo učinkovitost, kjer zagotovo prednjači upravljanje s časom. Toda čas je kot vir podvržen drugačnim zakonitostim kot vaša osebna energija. 

Upravljate s pravimi stvarmi?

Kako torej postati bolj učinkovit?  Kako v čim krajšem času narediti stvari bolje in hitreje? Verjetno ste ob tem pomislili na to, kako lahko še bolje upravljate s časom. Verjamem, da ste o upravljanju časa kot pomembnem viru upravljanja učinkovitosti prebrali že marsikateri članek in dobili že marsikateri namig kot recimo: Najpomembnejših nalog se lotite takoj zjutraj ali pa načrtujte si čas za odgovarjanje na e-pošto, morda ste dobili namig o aplikacijah, s pomočjo katerih lahko pridobite več nadzora nad časom. Toda, ste kdaj pomislili, da morda upravljate z napačnimi stvarmi?  Drzno, toda še kako potrebno vprašanje.

Vsi namigi  glede upravljanja s časom so lahko zelo koristni, vendar pa v celotni zgodbi manjka najpomembnejši vir, to je vaša osebna energija.  

Kar pomislite, kaj delate takrat, ko čutite povečano raven energije? Kaj delate takrat, ko vam energija pade oz. ko ste utrujeni?  Ko si skušate odgovoriti na to vprašanje, imejte v mislih daljše časovno obdobje, ne le en delovni dan.  Pomislite na obdobje tedna dni,  še bolje meseca ali dveh.   

Ključno vprašanje učinkovitosti je, kako dobro gospodarite z najpomembnješim virom, to je vaša energijia. Gospodarite trajnostno, spremljate osebno energijsko bilanco, kako razporejate energijo v dnevu, tednu, mesecu, kako skrbite za njeno obnavljanje …? To so prava vprašanja za zagotavljanje večje učinkovitosti in polne angažiranosti. 

Kakšna je vaša energijska bilanca?

Zagotovo imate na svojem bančnem računu raje plus kot minus. Kakšna pa je vaša energijska bilanca? Imate še kaj zaloge energije, ali ste morda že globoko v limitu?

Fiziki so že zdavnaj ugotovili, da vsako človeško bitje, pa naj bo še tako produktivno,  razpolaga z določeno dnevno količino energije, ki jo mora znati pridobivati iz različnih virov, jo ohranjati in z njo pametno gospodariti. V nasprotnem primeru se kaj hitro lahko zgodi »energijski mrk«, ki se kaže v negativni energijski bilanci in pojavih kot so nezbranost, izgorelost, dolgotrajna izčrpanost  in nenazadnje  resne bolezni.

Pogosto ne upoštevamo dovolj pomembnosti energije, ki je potrebna za opravljanje poklica in za zasebno življenje. Brez prave količine energije smo ogroženi v katerikoli dejavnosti. Glavno merilo ni, koliko časa preživimo v službi, temveč, koliko energije vložimo v čas, ki nam je na voljo.  To pomeni polno zavzetost in angažiranost.

Kakšna je torej vaša energijska bilanca? Tako kot je bolje na bančnem računu imeto plus kot minus, tako je tudi na področju osebne energije dobro imeti kaj na zalogi?  Le tako boste lahko uspešno krmarili skozi življenje in dosegali želeno moč polne angažiranosti. Polna angažiranost se začne z jutranjim navdušenjem, ko se odpravljmo na delo in  in traja ko se enako veseli odpravljamo domov, hkrati pa znamo med tem postaviti mejo ter obnavljati naše vire energije. Razsipavanje z energijo ali celo zloraba lastne energije ter nezmožnost obnove, pa vodita v limit ali celo onkraj njega kar pozvroča slabo osredotočenosti in nizko učinkovitost. 

Kdaj  pri vas nastopi energijski mrk?

Vodje imajo večkrat nerealno pričakovanje, da bodo zaposleni imeli skozi celoten delovnik visoko raven produktivnosti. Kaj pa vi? Pričakujete, da boste od zjutraj do večera enako produktivni, ali celo, da bo vaš delovni ritem  naraščal? Ta želja ni v skladu z našo človeško naravo. Vsakdo doseže svojo najvišjo raven budnosti in energije le enkrat dnevno. To stanje pa ne traja dolgo. Energija se spušča in dviga v valovih, tako tudi naš delovni ritem. 

Tipičen delovni čas in razporeditev nalog pa ni nujno v optimalnem razmerju z vašim delovnim ritmom, morda je celo v neskladju.  Ste morda tudi vi med tistimi, ki v dopoldanskem času, ko naša energija in budnost naraščata, odgovarjate na e-maile, torej opravljate manj pomembne naloge? Kasneje, v času upada budnosti pa se lotite zahtevnih nalog. Ko se začne približevati čas ponovnega porasta budnosti pa se vaš tipičen delovnik že konča?

Uporabite energijska očala

Svet v katerem živimo, zahteva od nas veliko več časa, pozornosti in energije. Vzpostaviti moramo takšen delovni ritem, ki odgovarja vsem trem potrebam. Najpomembnješa pa je energija, kajti brez nje, ne moremo upravljati ne časa, ne pozornosti. 

Nekaj namigov v nadaljevanju, vam bo pomagalo  k drugačnemu razmisleku o obvladovanju delovnega ritma, takšnega, ki vam bo omogočal dosegati boljše rezultate. 

Prvi namig: Časa nikoli ne morete upravljati tako učinkovito, kot lahko učinkovito upravljate svojo energijo. 

Čas je izven našega nadzora. Ljudje čas doživljamo subjektivno. Nekaterim teče hireje, drugim počasneje. Če se osredotočate na čas, v katerem želite dokončati nalogo, lahko to vodi v pretirano vznemirjenost, stres  ali pa v delanje napak in poenostavljanju. Če pa se osredotočate na razpoložljivo energijo in ne na razpoložljivi čas, pa takoj pridobite več nadzora nad situacijo in več moči, da potisnete delo naprej. Če torej želite bolje upravljati  vaše sezname opravil, vaše projekte, vaše cilje, upravljajte z energijo in ne s časom.

Drugi namig: Če pogledate skozi prava očala, lahko jasno flitrirate ves  nepotreben hrup delovnega dne. Ko pogledate na vse vaše naloge, projekte in cilje skozi očala razpoložljive energije, se zlahka odpoveste vsem skušnjavam, ki vam dnevno prihajajo na pot v obliki različnih delovnih motenj. Ko pride do povečanega hrupa, se lažje osredotočite na nalogo. S pomočjo energijskih očal se vaši osebni filtri postavijo na pravo mesto, da lahko učinkovito obvladujete delovni proces in delovni tok, ne da bi on obvladoval vas. 

Tretji namig: Ko začnete gledati na sezname nalog skozi energijska očala, le ti postanejo veliko bolj razumljivi, osmišljeni in izvedljivi. 

Ko začnete filtrirati sezname nalog, to ne pomeni, da bo nalog manj, pravzaprav boste  naredili še več seznamov nalog, toda ti seznami bodo bolj pametni, bolj jasni in prilagojeni vašemu trenutnemu nivoju energije. Zase vem, da mi nivo energije konec tedna pade, zato ob petkih ne načrtujem dolgega seznama nalog, izberem si krajšega oz. takšnega, ki mi omogoča opraviti naloge tudi ob nižji količini energije.  To pomeni, da lahko naloge kljub manj energije, potisnem naprej, kar mi daje občutek zadovoljstva  ob doseganju ciljev in motivacijo za čim manj stresno obnavljanje energije čez vikend.

Namesto časa, torej upravljajte z energijo, le tako boste dobili nadzor nad delovnim tokom. Poglejte na delovne naloge skozi energijska očala, ki odlično filtirirajo moteče dejavnike pri delu in vam omogočajo osredotočanje na izbrane naloge. Vaše to-do liste oz. seznami opravil pa bodo tako postali veliko bolj pametni  in s tem tudi izvedljivi, vaš prosti čas pa zares le vaš. Brez vsiljivih misli o tem, kaj morate še vse postoriti pa bo tudi vaše življenje postalo boljše in kvalitetnejše.